карта сайта контактная информация домой
Главная / Библиотека / Европейский взгляд / Статьи /

Университет Валенсии: Виртуальная канцелярия


Презентация к материалу


8 лет назад Служба информатики Университета Валенсии создала виртуальное пространство для пользователей университета, названное Виртуальной канцелярией.

Организация доступа

Доступ в Виртуальную канцелярию организован двумя способами, с терминалов, расположенных в университете с помощью идентификационной карточки с электронным чипом, на котором содержится вся информации о пользователе, либо через сеть университета с помощью логина и пароля.

Изначально доступ в виртуальную канцелярию осуществлялся только через терминалы. По прошествии года существования терминалов служба информатики решила избавиться от них и перейти только на виртуальное пространство, т.е. осуществлять доступ через сеть университета с помощью логина и пароля. И сейчас ведутся работы по осуществлению такого проекта.

У каждого пользователя есть своя страничка в университетской сети, меню которой зависит от типа пользователя, его должности, кафедры, возраста, типа контракта (постоянный/ временный), срока пребывания в университете, типа деятельности (учебы/ работы) в университете, осуществляемых функций и необходимой пользователю информации и т.д.

Услуги

Услуги Виртуальной канцелярии зависят от типа коллектива, к которому принадлежит данный пользователь.

Существуют следующие виды услуг:
общие услуги,
услуги для студентов
услуги для административно-обслуживающего персонала
услуги для научно-преподавательского состава.

Общие услуги

Общие услуги услуги для всех сотрудников и студентов университета – студентов, научно-преподавательского состава, административно-обслуживающего персонала, приходящего персонала. Также есть услуги для каждого типа групп.Один пользователь может одновременно принадлежать к разным группам.Например, студент мастер-класса может быть преподавателем.

1. Ящик предложений
Это первая услуга, которая входит в состав Общих услуг. Любой пользователь может внести свои предложения, замечания по поводу работы или обучения в университете, а при необходимости подать жалобу и т.д. Чтобы оправить свое сообщение пользователь должен написать его, выбрать тип сообщение (предложение, жалоба, замечание), выбрать службу-адресат. Система автоматически идентифицирует пользователя, отправившего данное сообщение. Администраторы Ящика предложений читают их как электронную почту.

2. Восстановление пароля.
Одна из общих проблем систем с большим числом пользователей – потеря пароля для доступа в систему. Т.к. у каждого студента и работника университета есть идентификационная карточка, восстановление пароля не вызывает больших проблем. При потере пароля студент или работник университета должен подать в Службу Информатики заявку на восстановление пароля, после чего ему предоставляется новый более расширенный пароль. Также любой пользователь может восстановить/ заменить пароль с помощью терминалов и своей идентификационной карточки либо самостоятельно, либо через администраторов.

3. Замена и актуализация фотографии.
С помощью карточки можно заменить фотографию на карточке – актуализировать. Необходимо принести фотографию определенного размера на цифровом носителе, загрузить ее и таким образом актуализировать свою фотографию. Фотография будет отображаться во всех электронных документах пользователя.

4. Составление учебного плана
Самая актуальная услуга – составление учебного плана. Студент выбирает курсы, преподавателя, группу, составляет свою расписание. Указывается количество студентов в группе, количество часов, аудитория. Расписание первого курса формируется в июле, последующих курсов в начале сентября. Студент первого курса должен записаться на 60 кредитов. Со второго курса – количество кредитов не лимитируется: студент сам выбирает количество кредитов, которые он будет изучать и оплачивать.
Каждая кафедра заявляет количество и виды предметов, которые она будет преподавать в следующем году, указывая количество студентов в группе, аудиторию, т.е. формируется «предложение учебной программы», которое потом утверждается советом университета.
Нагрузка каждого преподавателя – открытая информация. Заработная плата преподавателя зависит от количества кредитов.
Обучение в Испании делится на три основных цикла.
I цикл – 1-3 курсы университета
II цикл – 4-5 курсы университета
III цикл – аспирантура
Для выбора предметов обучения существуют фильтры. Сначала выбирается область знаний, затем специальность. Все предметы в Испании делятся на тронкальные, обязательные и оптативные. Тронкальные и обязательные предметы составляют учебный план, который студент должен выполнить по определенной специальности. Оптативные предметы студент выбирает в зависимости от своих интересов и пожеланий. В число оптативных предметов могут относиться предметы, преподаваемые на другом факультете, но не требующие специальной подготовки. При выборе предмета студент видит табличку, в которой указаны следующие поля: название предмета, код предмета, количество кредитов с разбиением на теоретические и практические кредиты, количество семестров, необходимых для изучения данного предмета, группа, потенциал группы (возможное количество студентов в группе), при необходимости – подгруппа, расписание. Помимо данной информации указывается номер аудитории и имя преподавателя. Стоимость обучения за каждый кредит устанавливается правительством региона и остается единой для государственных университетов региона. Также может указываться дата экзамена и дата повторной попытки.
Группы для теоретических занятий включают в себя 80-120 человек, практических – не более 50 человек.
Если на какой-нибудь предмет не записывается необходимое количество студентов (на данный момент необходимое минимальное количество студентов – 6-8 человек), предмет удаляется из учебного плана. Если же количество студентов, записавшихся на изучение предмета, превосходит количество, предложенное расписанием, то происходит отбор студентов. Так, студент с более высоким средним баллом и более старших курсов имеет преимущество по сравнению с другими как в выборе группы, так и в записи при избытке желающих обучаться какому-либо предмету. На первом курсе нельзя учиться на двух факультетах одновременно. Со второго курса при условии успешного обучения можно подать заявление о возможности обучения на другом факультете параллельно.
На данный момент в Университете Валенсии около 45000 студентов, 8000 аспирантов и студентов мастер-классов, 35000 человек научно-преподавательского состава, 1500 человек обслуживающего персонала. На факультете экономики 8000 студентов, 600 человек преподавателей, 80 человек обслуживающего персонала.
Создание расписания автоматизировано – для удобства каждый предмет выделяется своим цветом. Также лекции разделяются по четным/ нечетным неделям.
Студент имеет возможность расширить свой учебный план.

5. Бронирование компьютерных мест в кабинетах информатики.
Данная услуга позволяет осуществлять бронирование, проверять состояние брони, и аннулировать бронирование компьютерного места в аудитории информатики. В университете Валенсии есть три университетских городка (кампуса). В каждом кампусе есть компьютерные классы со свободным доступом в сеть интернет. Есть компьютерные классы для определенного предмета. Для того чтобы студент могут попасть в такой кабинет, он должен записаться на определенный день, время и в определенную аудиторию. Для эффективной работы системы существуют нормы ограничивающие количество рабочих мест. Для организации бронирования, также как и для составления учебного плана, используются такие фильтры, как кампус, аудитория, установленные в компьютерном кабинете программы и операционные системы, день, время, наличие принтера. Каждый компьютерный класс имеет свои часы работы. Бронировать компьютерное место в зависимости от аудитории и предмета можно на 30, 45 и 60 минут. Затем необходимо распечатать подтверждение бронирования. Компьютерное место будет подготовлено строго к назначенному времени. Для того чтобы активировать компьютерное место необходимо ввести номер карточки. Таким образом пользоваться компьютерным местом может только обладатель университетской идентификационной карты. Если студент опаздывает к началу работы компьютерного места, оно может быть передано другому пользователю, чтобы избежать простоя. Существуют нормы, ограничивающие количество студентов в количестве сеансов, количестве сканируемых материалов, и количестве печатаемых страниц. Также, если студент не воспользовался забронированным компьютерным местом, к нему применяются штрафные санкции – в течение последующих двух недель он не сможет воспользоваться данной услугой. В настоящий момент ведутся работы по установлению беспроводной сети в университете

6. Помощь
На каждой страничке виртуальной канцелярии расположен значок «Помощь», нажав на который пользователь получит разъяснение о том, как пользоваться той или иной услугой.

Услуги для студентов
Виртуальная канцелярия оказывает следующие услуги студентам:
дата записи в университет
личное дело
оценки
расписание
оценка кредитов и средняя оценка
заявка на перевод в другую группу
заявка на расширение учебного плана
заявка на прохождение производственной практики

Основное назначение виртуальной канцелярии для студентов – возможность дистанционного оформления всех необходимых студенту документов. На данный момент все распечатываемые документы не являются официальными. В настоящий момент ведутся разработки по приданию таким документам официального статуса, т.е. предполагается, что документы распечатываемые студентом самостоятельно и заверенные электронными подписью и печатью будут приравнены к документам, заверенным в канцелярии обычными подписью и печатью. На данный момент заверение «живыми» подписью и печатью осуществляется платно.

По мере увеличения времени пребывания студента в университете количество услуг увеличивается. Так студент первого курса в начале учебного года имеет только страничку, позволяющую составить расписание, предметы, преподавателей. После первой сессии студент сможет увидеть свои оценки.

Дата записи в университет
На данный момент только студент 1 курса должен прийти в университет для записи. Все остальные имеют возможность составить свое расписание, не выходя из дома. О дате начала занятий студенты извещаются по электронной почте и с помощью sms-сообщений. В сообщении указывается кампус и номер аудитории, куда должен прийти студент (указывается компьютерный класс, дата и время, куда и когда приходит будущий студент и заполняет все необходимые формы для поступления в университет он-лайн). Запись в университете происходит по результатам средних баллов аттестатов и средних баллов экзаменов. Университет устанавливает свой проходной балл для поступления на определенный факультет университета. В школе выпускник подает заявку на поступление в университет (можно выбрать до трех университетов одновременно, обычно поступление осуществляется по месту жительства, при поступлении в университет другого региона абитуриенту необходимо написать специальную заявку). Решение о зачислении абитуриента на первый курс принимается государственной комиссией департамента образования региона. Результаты отбора публикуются в газете. При отборе абитуриентов государственная комиссия учитывает различные квоты, выделяемые малоимущим семьям, беженцам, иностранным гражданам и т.д. В зависимости от факультета может меняться конкурс на учебное место, таким образом, при высоком конкурсе комиссия должна учитывать средний бал аттестата и экзаменов будущего студента: чем выше балл – тем выше шанс попасть на обучение по престижной специальности.

Личное дело
«Личное дело» студента представляет собой виртуальную зачетную книжку, где можно проверить изученные и сданные предметы. Открывающаяся таблица «личного дела» содержит следующие поля: курс, цикл, название предмета, количество кредитов, характеристика предмета (тронкальный, обязательный, оптативный), оценка, попытка, с которой экзамен по предмету сдан. Преподаватель заполняет виртуальную ведомость, которая затем отображается в «Личном деле» студента. Виртуальную «зачетную книжку» можно распечатать (файл доступен только в формате PDF), но для того чтобы этот документ носил официальный характер, студент должен заверить его подписью и печатью ответственного лица в канцелярии университета. После проставления оценок и при несогласии студента со своей оценкой он может ее оспорить. Окончательные оценки обычно выставляются до 12 июля каждого года.

Проверка оценок
Пользуясь данной услугой, студент может проверить, сколько кредитов ему осталось до полного изучения предмета, какую оценку он получил, к какому типу относится предмет (тронкальный, обязательный, оптативный) и т.д.

Составление расписания В этом разделе студент может уточнить свое расписание, в начале учебного года составить расписание, выяснить преподавателя, группу, подгруппу и аудиторию.

Итог кредитов и средняя оценка.
С помощью этой услуги студент может высчитать средний бал всех своих сданных кредитов. Данный файл доступен в формате PDF.

Заявка на перевод в другую группу.
Если по каким-либо причинам студент не доволен группой, в которой он занимается, он может написать заявку о переводе в другую группу. Здесь же студент может отследить, на какой стадии рассмотрения находится его заявка.

Заявка на расширение учебной программы
По желанию студент может внести изменения в свою учебную программу. При наличии свободных мест в группах он может записаться на дополнительные курсы. Если заявка будет удовлетворена, студент должен посетить университет для того, чтобы ему сделали перерасчет в зависимости от новых выбранных предметов.

Заявка на производственную практику.
Основная функция данной услуги – предоставление предприятиям информации о студентах, которые желают пройти производственную практику, и наоборот, предоставить информацию студентам о предприятиях, желающих принять у себя студентов–практикантов. Студенту необходимо заполнить в режиме он-лайн бланк, по содержанию сходный с резюме. Предприятия, на которых студенты проходят производственную практику, получают налоговые льготы, также помощь студентов неоценима в период летних отпусков. Обычно труд студентов не оплачивается. К производственной практике допускаются студенты, сдавшие 250 кредитов. По окончании практики научный руководитель должен проставить свою оценку, которая также будет отображаться в личном деле студента.

Услуги для административно-обслуживающего персонала университета
К данной категории работников университета относятся библиотекари, инженеры лабораторий, секретари и т.д. Услуги включают в себя:
виртуальную трудовую книжку
расчет заработанной платы
рассылка электронной почты,
получение данных (информация в данном разделе меняется от вида деятельности работника).

Виртуальная трудовая книжка содержит следующие данные:
имя и фамилия работника,
профессия
дата начала работы
предыдущие места работы
профессиональная категория (аналог тарифной сетки)
стаж

Университет организует переход работника из одной категории в другую. Чем выше категория работника – тем выше доплаты университета.

Заработанная плата
В данном разделе содержится вся информация о заработанной плате работника, начисленные суммы, налоговые вычеты, доплаты за категорию, региональные надбавки, надбавки за ответственность, работоспособность. Сумма надбавок и доплат лимитирована региональной администрацией. При смене работы, а, следовательно, обязанностей и степени ответственности, надбавки могут меняться как в большую, так и в меньшую сторону. Например, должность ректора выборная. Назначенный ректор получает доплаты за исполнение своих обязанностей. Когда контракт заканчивается человек возвращается на свое предыдущее место работы, которое за ним обычно сохраняется и лишается своих надбавок. Количество сроков, на которое выбирается ректор, устанавливается уставом университета, обычно оно составляет не более двух сроков.
Все налоговые вычеты производятся через бухгалтерию университета. Эта услуга дает возможность посмотреть свою заработанную плату за месяц, год, последние три года, сумму налоговых вычетов.

Рассылки
Административно-обслуживающий персонал может делать массовые рассылки для всех пользователей университета. Для удобства существуют специальные фильтры, которые помогают организовать рассылку для выбранной аудитории максимально быстро. Для организации рассылки используются только серверы университета, соответственно рассылка осуществляется только на университетские аккаунты. Содержание рассылок носит, как правило, организационный характер. Фильтры могут быть самыми разными и легко добавляются либо удаляются в зависимости от потребности. Например, существуют такие фильтры: студенты первого (второго/ третьего/ и т.д.) курса, студенты, сдавшие экзамен с первой попытки, студенты, сдавшие экзамен со второй попытки, факультет, дисциплина, преподаватели, преподаватели определенного предмета, время проведения лекции, оплатившие обучение, неоплатившие обучение, студенты, чья оплата не прошла в банке и т.д. При организации рассылки можно задать число и время отправления писем. Подобной услугой могут воспользоваться и преподаватели, например, для отправления электронных писем в случае отмены или изменения времени занятий. Также существует общеуниверситетская рассылка для всех пользователей университета. но пользоваться этим видом рассылки Служба Информатики не рекомендует (из-за возможной перегрузки системы).

Получение данных

Услуги для научно-преподавательского состава.

Учебная нагрузка
Данная услуга дает возможность ознакомиться с перечнем предметов, которые должен провести преподаватель. Также здесь представлена такая информация, как количество кредитов, расписание, группа, подгруппа, цикл, курс, аудитории, кампус, и даже возраст студентов, т.е. вся информация, касающаяся учебной нагрузки преподавателя. При необходимости преподаватель может более подробно ознакомиться с группой своих студентов, используя такие фильтры, как пол, возраст, вид поступления в университет, происхождение по отцу, или матери, курс, цикл, род занятий. Для кандидатов наук и профессоров университетов минимальная нагрузка – 22 кредита в год. Кредиты в аспирантуре и мастер-классы оцениваются дороже, чем преподавание студентам. Если преподаватель занимает какую-либо административную должность в университете, его нагрузка снижается (ректор университета вообще не преподает).

Трудовая книжка
Эта услуга аналогична услуге для административно-обслуживающего состава. В трудовой книжке наряду с нагрузкой учебной указывается нагрузка научная, т.е. учитываются научные разработки, которые потом учитываются при начислении надбавок к заработанной плате.

Услуги для администраторов.
Вся система обслуживается администраторами, для которых созданы механизмы по обслуживанию виртуальной канцелярии. Так, администратор, занимающийся бронированием компьютерных мест, может отследить, сколько подано заявок, сколько заявок удовлетворено, сколько заявок находится в листе ожидания. Также администратор видит, сколько человек воспользовалось забронированным местом, сколько не воспользовалось. Во втором случае к пользователю администратор обязан применить штрафные санкции (лишить возможности бронирования компьютерного места на ближайшие две недели).

Аналогично построены механизмы по обслуживанию системы обработки заявок по переводу в другую учебную группу, изменения учебной программы, обработки заявок на производственную практику, распределение учебных аудиторий.

Система работает круглосуточно. Согласно статистике наиболее популярная услуга – составление расписания. В последнее время все больше пользователей заходят в «виртуальную канцелярию» через интернет – соотношение пользователей, входящих через интернет и через терминалы составляет примерно 13 к 1.

Для обеспечения защиты виртуальной канцелярии от взлома, используются три сервера, на которые все данные дублируются. У студентов есть доступ только на локальную базу данных.

Систему обслуживает три специалиста. За основу взята система Oracle. Система все еще в разработке. На разработку было затрачено 8 лет. Количество услуг увеличивается по мере необходимости.


Презентация к материалу


Материал подготовлен Захаревич Е.В. на основе лекции учебного семинара (Университет Валенсии, 16-17 июня 2008 г.)