карта сайта контактная информация домой
Главная / Библиотека / Российский взгляд / Статьи /

Наличие автоматизированной системы управления университетом


В.Е. Подольский, И.С. Касатонов

На протяжении последних десятилетий, информационные системы, используемые для управления вузом, претерпевали неоднократные качественные изменения, связанные как с развитием информационных технологий, так и с подходом к этому вопросу руководства органов управления образованием в стране. Колебание подходов к разработке и использованию информационных систем в университете способствовало своеобразному "естественному отбору" соответствующих специалистов и образованию специализированных команд разработчиков и внедренцев.

В течение практически всего периода от появления первых информационных систем, ориентированных на применение в вузах, до настоящего времени ТамбовЦНИТ ТГТУ обеспечивает информатизацию управленческой деятельности ТГТУ (а ранее - ТИХМа), стараясь применять самые современные технологии, из тех, которые доступны вузу.

До начала девяностых годов информатизация университета строилась на основе больших вычислительных машин класса ЕС ЭВМ. При этом решались как задачи, связанные с учебным процессом, так и задачи бухучета, расчета зарплаты. Можно сказать, что на этом этапе развития информатизация строилась на основе жесткой централизации - используемое программное обеспечение распространялось централизовано, через государственные органы управления образованием. При этой схеме функционирования информационных систем использовались бумажные технологии с централизованной электронной обработкой.

С переходом на рыночную экономику и появлением персональных компьютеров, существовавшая централизованная система фактически развалилась, а создать в краткие сроки новую информационную систему на основе новых технологий, в условиях постоянных изменений законодательной базы было затруднительно. Для этого периода в развитии информатизации вуза был характерен отказ от разработки и внедрения общевузовских информационных систем, поскольку такая деятельность требовала использования новейших, на тот момент, технологий, что было связано с существенными финансовыми затратами, на которые университет, в отсутствие достаточного и стабильного государственного финансирования и развала экономики, пойти не мог.

Тем не менее, информационные системы в университете использовались, но строились они теперь по принципу автономности, решали локальные задачи подразделений, и не были объединены в общую структуру. В основном, эти системы создавались для решения задач финансового учета и планирования, а некоторые разрабатывались на отдельных кафедрах и в деканатах для автоматизации основных операций. В то же время, потенциал разработчиков программного обеспечения поддерживался и рос за счет выполнения отдельных хоздоговорных работ и решения научных задач, возникающих в научно-технических школах университета.

К началу двухтысячных годов назрела необходимость модернизации существующих и давно используемых систем. За время их существования произошли значительные изменения законодательной базы, постоянно появлялась потребность формирования новых, ранее не предусмотренных отчетов. Все это приводило к частой модернизации систем, чтобы они могли отвечать задачам текущего момента. Накопленные изменения исходного программного обеспечения сделали его громоздким, тяжело изменяемым и, в конечном счете, малоэффективным. Кроме того, следовало учитывать существенные изменения, произошедшие за это время на рынке информационных технологий - появление новых моделей ЭВМ, удешевление сетевого оборудования, появление новых технологий разработки программного обеспечения. Между корпусами университета были проложены высокоскоростные оптоволоконные линии связи, которые следовало задействовать для приближения возможностей информационных систем к возможно большему количеству рабочих мест. Существующие системы практически не позволяли использовать эту возможность.

Основываясь на этих соображениях, службами информатизации университета был сделан вывод, что дальнейшее развитие подсистем на базе технологий десятилетней давности, на которой они в свое время строились, нерационально и не позволит в полной мере решать возникающие задачи, а главное - не предоставит возможностей дальнейшего развития.

Таким образом, было принято решение о поэтапной разработке и внедрении Интегрированной автоматизированной информационной системы (ИАИС) управления университетом на базе современных информационных технологий. Разрабатываемая система должна была решать не только локальные задачи подразделений, но и удовлетворять нуждам руководства университета, которому, для оперативного управления и принятия стратегических решений нужна самая разнообразная информация. На практике это приводит к тому, что сотрудникам подразделений, использующих отдельные модули системы, приходится вводить в базу данных не только те данные, которые нужны им для подготовки собственных отчетов, но и ту информацию, которая самому подразделению в электронном виде не требуется, но которой данное подразделение владеет. С одной стороны, это приводит к некоторому увеличению объема работ сотрудников таких подразделений, но с другой стороны, автоматизация основных операций по обработке данных, позволяет экономить рабочее время.

Другим важным принципом построения ИАИС является ее масштабируемость как по функциональности, так и по количеству пользователей. Первое означает, что система должна позволять наращивать количество решаемых ею задач, ориентируясь как на охват все большего количества подразделений университета, так и на возможность включения в состав ТГТУ учреждений начального и среднего профессионального образования.

Таким образом, развитие информационных систем университета привело к необходимости создания распределенной системы, имеющей центральное ядро (единую базу данных) и отдельные подсистемы, автоматизирующие деятельность различных подразделений и сохраняющие информацию в единой базе данных.

Основываясь на приведенных принципах, на данный момент разработаны и внедряются несколько подсистем ИАИС управления университетом.

Создание такой системы стало возможным благодаря ряду факторов:

  • был накоплен значительный опыт создания автоматизированных информационных систем, основанных на современных технологиях, поскольку сотрудники университета на протяжении ряда лет выполняли хоздоговорные работы в этой области для сторонних организаций;
  • большой объем работ, выполняемых для университета, других организаций и по заданиям Министерства позволил создать мощную команду разработчиков, хорошо ориентирующихся в современных средствах разработки и знакомых с задачами и особенностями университета;
  • были приобретены надежные средства разработки и высокопроизводительная система управления базами данных (СУБД) Oracle;
  • внебюджетная составляющая поступлений в университет через ТРРЦ РЕОИС позволила обеспечить достойную зарплату разработчикам, которые могли сосредоточиться на решении задач университета, мало отвлекаясь на выполнение хоздоговорных работ;
  • был принят стратегический план развития университета, на основе которого составлен долгосрочный план развития ИАИС;
  • в университете внедрена система менеджмента качества, в которой четко регламентируются и документируются все процессы, выполняемые в подразделениях, что облегчает создание подсистем и их интеграцию.

В соответствие с поставленными задачами, ИАИС управления университетом базируется на единой базе данных, функционирующей под управлением СУБД Oracle. На рабочих местах пользователей устанавливается клиентское программное обеспечение, посредством которого осуществляется доступ к базе данных для обработки информации и формирования документов.

ИАИС можно условно разделить на два направления:

  • подсистемы управления учебным процессом;
  • подсистемы управления административно-хозяйственной и финансовой деятельностью.

Эти две группы подсистем используются на рабочих местах подразделений, владеющих соответствующей информацией. Данные подсистемы являются подсистемами оперативного учета.
Для получения руководством вуза целостной картины о состоянии дел в университете, проведения анализа оперативной ситуации и выработки стратегических решений, необходимо обеспечить его сводной информацией из всех подсистем.
Эту функцию реализует подсистема просмотра и анализа информации, фукнционирующая в виде витрины данных на Интернет-портале университета. Она использует данные, введенные сотрудниками подразделений, использующими подсистемы оперативного учета. Общая структура ИАИС показана на рис.1.

Рисунок 1. Общая структура ИАИС

В качестве общеуниверситетского справочника витрина данных может использоваться не только высшим руководством университета, но и руководителями подразделений или их заместителями по информатизации в зоне их интересов.

Подсистема управления учебным процессом на настоящем этапе автоматизирует деятельность УМУ, деканатов, отдела магистратуры и бакалавриата, связанную с управлением расчетом нагрузки, контингентом студентов, формированием рабочих планов, подготовкой сессии и учетом ее итогов. Подсистема позволяет работать с единой базой данных, размещенной на специализированном сервере, неограниченному количеству зарегистрированных пользователей.

Своевременный ввод информации в базу данных сотрудниками деканатов позволяет не только оперативно формировать итоги сессии и получать другие отчеты, но и предоставляет возможность руководству университета учитывать результаты учебного процесса при принятии управленческих решений.

Подсистемы управления административно-хозяйственной деятельностью должны охватывать все подразделения университета, связанные с обработкой соответствующей информации и быть интегрированы с подсистемой управления учебным процессом в части управления персоналом, расчета и начисления стипендии и др.

Данные подсистемы также относятся к подсистемам оперативного учета; информация обрабатывается пользователями, являющимися сотрудниками соответствующих подразделений, и сохраняется в базе данных ИАИС. Например, подсистема управления кадрами позволяет управлять личными данными о сотрудниках, вводить приказы о движении сотрудников и получать необходимые отчеты. На Управление кадров, таким образом, возлагается ответственность за своевременный ввод как персональных данных о сотрудниках, так и  всех приказов, связанных с сотрудниками, поскольку данная информация используется в других подсистемах, например, для штатного расписания, бухгалтерского учета и др.

Для автоматизации оперативной деятельности финансово-экономического управления и составления необходимых отчетов сотрудниками ТамбовЦНИТ разработана и внедрена соответствующая подсистема ИАИС. Как уже упоминалось ранее, подсистема использует единую базу данных, например, сведения о сотрудниках, заполняемые в управлении кадров. Именно поэтому так важно своевременно вводить в базу данных соответствующую информацию.

На основе единой базы данных сотрудники ФЭУ могут формировать штатное расписание, определять вакансии, планировать и отслеживать исполнение смет доходов и расходов по проректорам и подразделениям (подсистема бюджетирования), формировать необходимые отчеты и т.п.
В дальнейшем, информация, поступающая в базу данных из Управления кадров и ФЭУ, используется в других подсистемах ИАИС.

На протяжении порядка десяти лет в бухгалтерии университета использовалось программное обеспечение, разработанное сотрудниками ТамбовЦНИТ. В свое время, это было, пожалуй, единственное решение, устраивающее пользователей, позволяющее решать необходимый круг задач и сохраняющее возможность необходимых изменений, поскольку разработчики являлись сотрудниками университета. Однако, по причинам, указанным выше, разработанные программные комплексы претерпели ряд существенных модернизаций, а информационные технологии, доступные университету, вышли на качественно новый уровень. Таким образом, программное обеспечение, используемое в бухгалтерии, оказалось перегружено внесенными в него изменениями и морально устарело, поскольку продолжало базироваться на платформе и технологиях десятилетней давности.

С 2005 года, университет, как бюджетная организация, был вынужден начать приведение своей системы бухгалтерского учета в соответствие с новой инструкцией Минфина. Положение осложнялось недостатком специалистов, которые могут в краткие сроки грамотно поставить задачу автоматизации бухучета в соответствии с последними изменениями нормативной базы.

В связи с этим, руководством университета было принято решение о покупке сетевой версии программы автоматизации бухучета "Парус". Внедрение этой системы в университете имеет ряд преимуществ:

  • университет получает систему, базирующуюся на используемых в вузе технологиях - СУБД Oracle, вследствие чего появляется возможность расширения функциональности системы за счет написания дополнительных модулей и формирования нерегламентированных отчетов (т.е. отчетов, формирование которых заранее не заложено в системе);
  • при изменениях законодательства, влияющих на функционирование системы, обновления ее модулей будут поступать в университет от разработчика системы;
  • освобождение сотрудников от рутинной работы по модернизации системы при изменении законодательства, позволяет им сконцентрироваться на создании подсистем анализа, необходимых руководству вуза как для оперативного управления, так и стратегического планирования.

Поскольку современное состояние компьютерного парка и сетевой инфраструктуры ТГТУ, в целом, позволяет использовать самые современные информационные технологии, сотрудниками ТамбовЦНИТ была разработана подсистема просмотра и анализа информации (витрина данных), получаемой из подсистем оперативного учета.

Витрина данных базируется на современных информационных технологиях и доступна пользователям университета через web-интерфейс, т.е. с использованием любого Интернет-браузера. Поскольку информация, предоставляемая подсистемой, в основном, является конфиденциальной, доступ к ней регламентируется, т.е. допущенным к информации пользователям выдаются пароли.

Для защиты информации, предоставляемой данной подсистемой, от несанкционированного доступа в настоящий момент используется следующий порядок выдачи паролей и назначения полномочий. Пользователям первого уровня - ректору, первому проректору, проректору по информатизации, главному бухгалтеру, начальнику ФЭУ и некоторым другим - предоставляется полный доступ ко всей информации. Пользователям второго уровня, например, проректорам по направлениям, предоставляется доступ к информации, касающейся подразделений, находящихся в их ведении. Пользователям третьего уровня, например руководителям подразделений или их заместителям по информатизации, предоставляется доступ к информации, касающейся только их подразделения.

В настоящее время на витрине данных представлена обширная информация и специальные средства, позволяющие анализировать ее по различным показателям. Для удобства использования информация разделена по разделам, как это показано на рисунке 2.

Сотрудники и подразделения

 

  • Список подразделений
  • Поиск сотрудника
  • Статистика
  • Статистика сводная

Учебный процесс

  • Список факультетов
  • Поиск студента
  • Задолжники платного обучения за прошедший период
  • Перечень незаключенных дополнительных соглашений на текущий учебный год
  • Оплата обучения
  • Выпускники

ИТ инфраструктура

 

  • Программное обеспечение
  • Анализ установленного ПО
  • Поиск инвентарного номера

Бюджетирование

 

  • Смета проректора по кварталам
  • Анализ расходов за период
  • Анализ расходов годовой
  • Движение денежных средств по проректорам
  • Анализ командировочных расходов
  • Осуществленные закупки
  • Планируемые закупки по торгам

Общедоступная информация

  • Структура доходов и расходов
  • Зарплата ППС
  • Список ППС
  • Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд
  • Календарь занятости залов
  • Состояние заявки на закупку

Бухгалтерский учёт

  • Регистрация договоров
  • Движение ден. средств (рс)
  • Движение ден. средств (касса)
  • Свод по х/р подразделениям
  • Анализ оплаты договоров обучения
  • Анализ количества договоров обучения
  • Анализ исполнения доходов ТГТУ
  • Обновление справочников
  • Сметы по внебюджетным подразделениям

Рисунок 2. Информация, представленная на витрине данных ИАИС

Разумеется, процесс развертывания ИАИС управления университетом не всегда происходит гладко, существует ряд трудностей и недостатков. В основном, они вызваны так называемыми "проблемами роста", быстрым развитием, что не позволяет в достаточной мере уделять внимание четкой регламентации функционирования подсистем и связей между ними. В частности, недостаточно четко регламентирована ответственность персонала подразделений, недостаточно описаны процедуры взаимодействия. Такие проблемы понятны и они постепенно решаются, что позволяет надеяться на дальнейшее успешное развитие информационной системы университета.

Достигнутые на настоящий момент результаты ни в коей мере не являются окончательными, поскольку и разработчики и руководство университета понимают, что разработка информационной системы такого уровня никогда не бывает окончательно завершена. Университет функционирует в постоянно изменяющемся окружении, что заставляет его своевременно реагировать на такие изменения, а, следовательно, и отражать возникающие изменения в информационной системе за счет модернизации ее функциональности. Поэтому так важно наличие собственных квалифицированных кадров, не только владеющих современными информационными технологиями, но и хорошо разбирающимися в предметной области управления университетом. Сохранение и развитие таких кадров является одной из приоритетных задач развития служб информатизации ТГТУ.

ИАИС ТГТУ (http://serverdb.admin.tstu.ru:7777/pls/homedad/WEB_HOME.HOME)

Материал предоставлен В.Е. Подольским