карта сайта контактная информация домой
Главная / Библиотека / Российский взгляд / Система качества образовательного учреждения /

Структура и назначение документации и записей, используемых в СК вуза (ссуза)


               В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:

               а) Документы, представляющие согласованную информацию о СК ОУ, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования. К таким документам относятся: документально оформленное Заявление о политике и целях в области качества и Руководство по качеству.

               Руководство по качеству (РК) - основной документ, определяющий организационную структуру системы качества ОУ и структуру ее документации, распределение полномочий и ответственности персонала, основные процессы и их взаимодействие, необходимые ресурсы и обеспечивающий описание СК ОУ для постоянной ссылки. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования" организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

  • область применения СК, включая подробности и обоснование любых исключений;

  • документированные процедуры, разработанные для СК ОУ, или ссылки на них;

  • описание взаимодействия процессов СК ОУ.

               Руководство по качеству индивидуально для каждой организации и каждого ОУ. При его построении должна учитываться гибкость в определении структуры, формата, содержания, или метода представления документации СК для всех типов ОУ.

               Небольшое ОУ может найти целесообразным изложить полное описание своей СК в одном руководстве, включая все документированные процедуры, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Крупным образовательным учреждениям, имеющим филиалы в разных городах, может понадобиться создание нескольких руководств на центральном или региональном уровне, и более сложной иерархии документации.

               РК должно включать область распространения СК, детали и обоснование любых исключений из нее, ДП или ссылки на них, и описание процессов СК и их взаимодействие.

               Общая информация об ОУ, такая как его наименование, местоположение и средства связи, должна быть включена в РК. Также может быть включена дополнительная информация, такая как направления подготовки специалистов, формы обучения, краткая характеристика направлений научных исследований, краткое описание основания, истории и размера ОУ.

               В целом, включая требования п. 4.2.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001, РК должно включать:

  • область применения СК ОУ, в том числе детали и обоснование, а также любые исключения;

  • политику и цели ОУ в области качества;

  • структуру ОУ и организационную структуру СК, включая распределение ответственности и полномочий (может быть представлена в виде органиграммы);

  • описание СК, включая ее основные элементы и положения, которые формируют ее часть;

  • описание последовательности и взаимодействия процессов СК со ссылками на соответствующие регламентирующие документы и затрагиваемые элементы СК;

  • структуру и распределение документации СК, включая ДП (методические указания), РИ и другие документы, их взаимосвязь или ссылки на них;

  • практические меры по планированию, обеспечению, поддержанию и непрерывному улучшению СК ОУ, включая внутренние и внешние аудиты.

               РК должно управляться, т.е. периодически анализироваться и пересматриваться.

               Анализ требований и рекомендаций стандартов серии ГОСТ Р ИСО 9000-2001, других вспомогательных документов и практический опыт разработки Руководств по качеству в различных организациях позволил разработать типовую структуру Руководства по качеству ОУ, которая приведена в документе.

               б) Документы, описывающие и регламентирующие процессы ОУ и содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы. К числу таких документов относятся спецификации процессов, документированные процедуры (ДП) и рабочие инструкции (РИ).

               Спецификация - формализованное описание свойств, характеристик и функций объекта. В настоящем документе под термином "спецификация процесса" понимается документ уровня Б (см. Рисунок), в котором зарегистрированы все результаты планирования процесса: ходы и выходы процесса, управляющие документы, ресурсы, измерения и их анализ.

               Спецификация процессов составляется на каждый процесс второго уровня (в соответствии с типовым перечнем процессов) ОУ и является официальным документом ОУ, обязательным для исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками ОУ в части их касающейся.

               Предлагаемая форма спецификации процесса приведена в Приложении Б к документу "Практические рекомендации (предложения) по выбору типовой модели системы управления качеством образования для вузов и ссузов".

               Документированная процедура (ДП) - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса). Более подробно требования к содержанию и оформлению ДП рассматриваются в документе.

               Рабочие инструкции - это письменные указания, определяющие конкретную последовательность действий при выполнении отдельных работ или операций. Рабочие инструкции должны быть разработаны с целью описания выполнения всех работ, на которых отсутствие данных инструкций сказалось бы неблагоприятно. Имеется множество путей подготовки и представления инструкций. РИ должны иметь название и собственную идентификацию. Структура, формат и уровень детализации, используемые в рабочих инструкциях, должны быть разработаны с учетом потребностей персонала ОУ и зависят от сложности работ, используемых методов, проведенной подготовки, навыков и квалификации персонала. Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур. РИ могут быть включены в ДП или упомянуты в них.

               в) Документы по планированию различных видов, описывающие, как СК ОУ применяется к конкретной образовательной программе, услуге, проекту или контракту; к таким документам относятся планы (или программы) качества.

               Планы или программы качества - документы, содержащие конкретные практические меры по качеству, ресурсы, последовательность действий, ответственных лиц, сроки выполнения и методы контроля качества, относящиеся к определенной образовательной программе, услуге, проекту, контракту или подразделению. Область распространения плана качества должна быть определена. План качества может включать определенные процедуры, рабочие инструкции, и/или отчеты. В ОУ такие планы могут представлять собой годовые и перспективные планы работы Совета вуза, развития подразделений (факультетов и кафедр), бизнес-планы открытия новых образовательных программ и специальностей, планы выполнения конкретных научно-исследовательских проектов и т.д.

               г) Записи по качеству - документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов и необходимые для гарантии эффек¬тивной работы и управления процессами. К таким документам относятся - документальные записи, отражающие состояние некоторых характеристик СК ОУ или рабочих процессов на определенный момент или промежуток времени. Они могут содержать информацию:

  • о степени достижения целей в области качества,

  • об уровне удовлетворенности потребителей,

  • о результатах функционирования СК для проведения ее анализа,

  • о тенденциях в области качества образования;

  • о корректирующих действиях и их эффективности;

  • о квалификации и подготовке персонала,

  • о сравнениях в области конкурентоспособности ОУ и др.

               Примеры записей: решения, протоколы, акты, отчеты, рабочие журналы, списки, ведомости, альбомы бланков, перечни и т.п. ДП управления записями приводится в Приложении Е к документу. Там же рассмотрены основные виды записей и их примеры применительно к ОУ.

               д) Правовые, нормативные и технические документы, устанавливающие требования к продукции или услуге; к ним относятся документы, содержащие нормативные требования и условия, например ГОС по различным направлениям и специальностям, другие стандарты, технические условия, документы органов власти, контроля и надзора, инструктивные документы Министерства образования и науки и т.п.

               е) Организационно-правовые (Устав ОУ, организационная структура, матрица полномочий и ответственности, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, порядки и т.п.) и методические документы и рекомендации, помогающие в работе.

               Как видно из приведенного выше описания возможных видов документации ОУ, используемой в его СК, она может быть представлена как иерархия. Такое представление облегчает распространение, поддержание и понимание структуры документации СК ОУ.

               На рисунке показана иерархическая структура документации СК ОУ, перечисленной выше. Как видно из рисунка, вся документация может быть условно разделена на 6 уровней, соответствующих значимости и широте применения соответствующих документов в рамках ОУ.

               К уровню А относятся политика и цели ОУ в области качества, а также Руководство по качеству. Этот уровень как бы отражает управление качеством со стороны руководства. К уровню Б - спецификации процессов и ДП, при этом спецификации процессов частично тяготеют к уровню А, так как содержат также цели ОУ по процессам.

               Уровень В включает всевозможные документы по планированию. К уровню Г относятся записи по качеству, а к уровню Д - различные внешние и внутренние правовые, нормативные и технические документы, определяющие требования к основным видам деятельности ОУ. Уровень Е включает организационно-правовые, методические и процедурные документы, регламентирующие общие для вуза процессы и деятельность его структурных и функциональных подразделений и должностных лиц.



Рисунок - Иерархическая структура документации системы качества ОУ.

               Разработка документации СК ОУ обычно соответствует либо процессам ОУ, либо структуре применяемого стандарта качества, или комбинации из них. Может также использоваться любая другая разработка, которая удовлетворяет потребностям ОУ.